Comment imprimer des conditions générales en même temps que ses devis et factures ?
Lorsque vous imprimez un document, Batappli vous permet d'imprimer des documents complémentaires ou d'envoyer plusieurs documents dans un seul fichier pdf pour joindre par exemple vos conditions générales de vente, une présentation commerciale de votre entreprise, une page de garde...
Les conditions générales jouent un rôle clé dans la prévention des litiges. Pour sécuriser vos relations clients, découvrez comment éviter les litiges grâce à un devis bien rédigé.
À l'impression choisissez simplement quel document utiliser :
- comme page de garde
- comme document annexe
Ordre d'impression
Si vous imprimez une facture avec une page de garde, cette page de garde sera imprimée avant la facture. Si vous choisissez un document annexe, il sera imprimé après la facture. Vous pouvez bien sûr cumuler les deux.
Vous pouvez aussi imprimer le courrier lié à la facture il sera alors imprimé après le document annexe.
Pensez à intégrer vos conditions générales et les informations obligatoires telles que l’assurance professionnelle, désormais exigée sur les devis et factures dans certains cas.
Envoi par email
Si vous choisissez d'envoyer un e-mail directement avec Batappli, le destinataire recevra alors un seul fichier PDF en pièce jointe avec la page de garde, la facture, les conditions générales ainsi que le courrier lié.
N'oubliez pas que la clause de médiation est également obligatoire pour les artisans en cas de litige avec un particulier. Elle peut être intégrée directement dans vos CGV ou documents annexes.
Personnalisation des documents complémentaires
Pour personnaliser vos documents complémentaires utilisables, comme les pages de garde ou les documents annexes, rendez-vous dans le menu Outils :
Puis cliquez sur l'onglet Documents :
Cliquez ensuite sur le bouton Modèles :
L'interface de personnalisation des modèles suivants s'affiche :
- Modèle de courrier libre
- Modèle de relance d'impayé
- Modèle de relance de devis
- Modèle de relance de rendez-vous
- Modèle de courrier lié aux documents
- Modèle de document complémentaire
- Modèle de relance de contrat d'entretien
Cliquez sur Documents complémentaires :
Cliquez sur Créer un modèle :
Et saisissez ou reprenez le modèle de document que vous aviez déjà rédigé :
Là, pour des conditions générales, on choisit donc une police de petite taille car on souhaite que les conditions rentrent sur une seule page.
Pensez à choisir la mise en page et le fond de page qui seront utilisés pour imprimer ce courrier. Dans cet exemple de conditions générales, on utilisera une mise en page qui occupe toute la page avec des bordures minimes :
Vous voilà prêts à communiquer, encore mieux, avec vos clients !
Si vous ne savez pas par où commencer, notre guide complet sur les devis dans le bâtiment vous accompagne pas à pas pour construire des documents clairs, complets et conformes à la réglementation.
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