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8 octobre 2013

Quand on souhaite faire des devis on pense tout de suite à Excel. Souvent présent sur nos ordinateurs, il n'est pourtant pas si simple à prendre en main. Et si on vous aidez un peu ?


Pourquoi utiliser des modèles de devis Excel ?

Excel est certainement un des outils les plus souples pour créer un devis. Tout y est adaptable facilement : couleurs, mise en forme, police d'écriture...

Pourtant il n'est pas toujours simple de créer les calculs qui vont bien. Excel n'est pas un simple traitement de texte c'est bien entendu à Excel de calculer et non à votre calculatrice. Il n'est pas si simple de mettre en place les bons calculs.

Tout chiffrage transmis à un client ou prospect engage l'entreprise, il est donc important de ne pas commettre d'erreurs afin de créer des devis aux bons prix. C'est à ce moment là qu'Excel devient plus "subtil"... Lors de la mise en place des calculs automatisés.

Pour vous aider dans cette tâche nous vous proposons des modèles de devis Excel gratuits. Vous pouvez bien sûr les personnalisez si vous le souhaitez.


Modèle de devis gratuit

Selon votre activité, nous vous proposons différents modèles de devis gratuits:

Les modèles ici présents sont affichés à titre d'exemple, ils ne sauraient constituer ni une offre de service à titre gratuit, ni un engagement du fournisseur. La responsabilité de l'éditeur ne peut être engagée lors de l'utilisation d'un de ces modèles.


Comment utiliser les modèles de devis Excel ?

Enregistrez le modèle de devis sur votre poste de travail, modifiez-le à votre guise. C'est aussi simple que cela. Il y a tout de même quelques détails à prendre en compte. Pour chacun des modèles de devis Excel nous vous invitons à :
  • Modifier l'entête du devis pour mettre les informations de votre client ou prospect
  • Mettre le numéro et les dates de votre devis
  • Ajouter les informations de votre entreprise en pied de devis

Nous vous invitons à ne pas modifier les calculs mis en place dans les totaux des modèles de devis sauf si vous maîtrisez vraiment bien Excel.

De plus, pour chacun des modèles :

Modèle de devis Excel avec un seul taux de TVA

Choisissez le taux de TVA dans la cellule B1. Ce taux est reporté en pied de devis ainsi que dans les calculs automatiquement.

Les deux premières lignes de ce fichier Excel ne seront pas imprimées : elles ne sont visibles que dans Excel.

Modèle de devis Excel avec un plusieurs taux de TVA

Saisissez les informations de vos prestations en indiquant, pour chacune d'entre elles et sur chaque ligne, le taux de TVA à appliquer.

Un récapitulatif des montants HT par taux de TVA ainsi que les montants de TVA pour chaque taux est calculé en bas du devis.

Ce récapitulatif doit être mis à jour lorsqu'une modification est réalisée dans le devis en cliquant avec le bouton droit de la souris sur ce tableau puis en cliquant sur cette option :

actualiser

Modèle de devis Excel auto-entrepreneur sans TVA

Il est spécifique à l'auto entrepreneur dont le régime fiscal particulier n'est pas soumis à la TVA. Ce modèle peut être utilisé tel quel.


Limites de l'utilisation d'Excel

Faire ses devis avec Excel c'est simple, accessible, rapide. C'est très bien mais c'est tout. La prestation ne va pas plus loin que cela.

L'utilisation d'Excel a de nombreux défaut, on pourrait citer par exemple :

  • Après plusieurs mois d'activité on se retrouve avec des fichiers Excel dans tous les sens, pas facile de s'y retrouver si on n'a pas prévu un bon classement dès le départ en fonction de son activité
  • Comment retrouver tous les devis d'un même client pour avoir son historique ?
  • Comment être sûr de ne pas créer 2 devis avec un même numéro ?
  • Comment facturer ?
  • Comment sauvegarder ses documents de manière fiable ?

Avec Excel on a rédigé ses devis rapidement. Après, pour sa gestion c'est "à la main". A chacun de mettre en place son organisation et de s'y retrouver. C'est vraiment pas simple quand on a plusieurs collaborateurs ou qu'on travaille sur plusieurs postes (au travail, chez soi...).

Ou comment perdre un temps précieux alors qu'on passe déjà ses journées sur les chantiers, chez les fournisseurs, chez les clients...

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