Tutoriels Batappli
Marc l'artisan
21 mai 2018

astuce comment inserer importer integrer avec assistant facile batappli

 

Batappli propose un module d'import paramétrable

Il permet d'intégrer rapidement :

  • les tarifs de vos fournisseurs de matériaux
  • les prix de vos sous-traitants bâtiment
  • des ouvrages ou articles composés
  • des articles provenant d'un de vos logiciels internes
  • ...

Le tout depuis un fichier Excel ou un fichier texte.

 

Batappli propose aussi un module d'import non paramétrable de tarifs fournisseurs que les équipes de Batappli ont pris en charge. Ce module est plus simple à prendre en main mais offre moins de possibilités que l'import paramétrable.

Nous allons détailler dans un premier temps l'import paramétrable pour les articles. Nous verrons ensuite son fonctionnement pour les ouvrages.

 

1. Import d'articles

Rendez-vous dans le menu "Outils" / puis sur l'onglet "Articles" / Et enfin cliquez sur "Import de tarif paramétrable" :

KBTempImgPara866022 1656 KBTempImgPara866042 3634 bouton import tarif parametrable

 

L'interface s'affiche alors : 

importer articles ou ouvrages

 

Cliquez sur "Des articles" puis sur "Suivant" : 

KBTempImgPara8660102 3221

 

Batappli vous demande de confirmer que vous avez bien réalisé une sauvegarde avant d'importer votre tarif. C'est effectivement la seule méthode pour "faire marche arrière" si vous réalisez des manipulations incorrectes (et mettez à jour, par erreur, des tarifs déjà présents).

Faites le, cela ne prend que quelques minutes !

 

sauvegarde de la base de donnees avant import

 

Pour rappel, une sauvegarde c'est un simple clic dans le menu "Outils"

KBTempImgPara8660142 4852

 

Dans l'import paramétrable, cliquez sur "Ajouter" pour sélectionner un ou plusieurs fichiers à importer.

Vous pouvez importer :

  • des fichiers Excel, extension .xls et .xlsx
  • des fichiers texte avec séparateur (point virgule, tabulation...), extension .txt .csv...

En clair, tous les formats de fichiers utilisés pour les tarifs en général.

 

Attention : si vous sélectionnez plusieurs fichiers, ils doivent tous avoir la même structure (même ordre et nombre de colonnes) et le même format (Excel, texte...).

 

selection du fichier de tarifs a importer Excel Texte

 

Cliquez sur "Suivant" : 

import de tarifs organisation des familles

 

Batappli vous propose :

  • de créer une nouvelle famille pour classer vos articles dans votre bibliothèque
  • de mettre à jour une famille existante.

C'est un nouvel import, choisissez "Je crée une nouvelle famille".

 

Le mois prochain ou le trimestre prochain, quand vous recevrez une mise à jour de votre tarif vous pourrez cliquer sur "Je mets à jour une famille existante". Batappli se basera alors sur les références des articles pour trouver les articles déjà présents et les mettre à jour. La famille sera bien sûr enrichie des nouveaux articles présents dans le fichier de mise à jour.

 

Cliquez sur "Suivant" : 

Article prix ref fournisseurs ref produit etc

 

Un aperçu des informations de votre fichier est affiché. C'est très pratique pour valider que vous avez sélectionné le bon fichier de tarifs et que les informations sont bien "comprises" par Batappli.

Chez Batappli nous avons parfois vu passer des fichiers de tarifs qui ont l'air de fichier Excel mais qui n'en sont pas. Des fichiers texte qui ont des formats très exotiques. Grâce à cet aperçu, plus de doute, vous validez que tout est bon.

 

Cliquez sur "Suivant" : 

import articles ouvrages gamme tarifs unite etc

 

Votre fichier contient une ligne d'entête pour détailler le type d'information de chaque colonne ? Remerciez votre fournisseur, l'intégration du fichier est plus simple pour vous : pas besoin de vous demander où sont les informations qui vous intéressent.

Sélectionnez cette ligne et cliquez sur "Choisir cette ligne". Les libellés présents dans cette ligne seront repris dans l'interface d'import et Batappli saura que cette ligne n'est pas un article à importer.

 

L'aperçu est mis à jour : 

importation d articles selection des colonnes

 

Votre fichier ne contient pas de ligne d'entête ? Aucun souci, ne touchez à rien.

 

Cliquez sur "Suivant" : 

import articles ouvrages correspondances informations batappli

 

Grâce aux listes déroulantes en bas, vous allez dire à Batappli quelle information est présente dans chaque colonne.

 

Vous pouvez bien sûr n'attribuer aucune information à certaines colonnes, ces colonnes ne seront alors pas importées : 

Import listes des colonnes informations disponibles dans batappli

 

 

Les différents types d'information que Batappli peut importer :

  • Référence : la référence de l'article
  • Référence suite : la suite de la référence (si présente sur plusieurs colonnes)
  • Référence fournisseur : la référence fournisseur de l'article
  • Référence fournisseur suite : la suite de la référence fournisseur (si présente sur plusieurs colonnes)

Un article a parfois plusieurs références, une référence pour l'entreprise qui vend l'article (dans Batappli, le champ "référence") et une référence pour l'entreprise qui fabrique l'article (dans Batappli, le champ "référence fournisseur").

Si vous mettez à jour cette famille plus tard, Batappli se base sur les références des articles pour faire le lien avec les articles déjà présents dans Batappli et les articles présents dans le fichier à importer.

  • Libellé : le libellé de l'article
  • Libellé suite : la suite du libellé (si présent sur plusieurs colonnes)
  • Libellé suite 2 : la suite du libellé (si présent sur plusieurs colonnes)
  • Unité : l'unité de l'article (ex "u" pour unité ou "kg" ou "m2" pour mètre carré)
  • Code barre : code barre (EAN) de l'article, très utile pour la gestion de stock
  • Marque : marque (très utile quand le fichier de tarif contient des articles de différentes marques)
  • Prix d'achat HT : prix d'achat de l'article (le prix que vous payez pour l'article)
  • Prix catalogue HT : prix catalogue (le prix public de l'article)
  • Prix de vente HT : prix de vente (le prix auquel vous vendez l'article)

Il est fort possible que votre fichier de tarif contienne deux prix : le prix public de l'article ainsi que le prix auquel vous payez l'article en incluant la remise que vous avez négociée avec votre fournisseur.
Vous pouvez donc utiliser les informations "Prix d'achat HT" et "Prix catalogue HT" (le prix de vente reprendra alors les valeurs du prix catalogue automatiquement).

Si votre fichier ne contient qu'une seule colonne de prix, ce prix sera alors appliqué aux trois prix (achat, vente, catalogue) de vos articles.

Si vous le souhaitez, vous pourrez ensuite réaliser des ajustements de prix dans le menu "outils" en utilisant les outils de modification des prix des familles.

  • Taux de TVA : le taux de tva auquel vous vendez l'article
  • Compte d'achat : compte d'achat de l'article en comptabilité (en général, commence par 607)
  • Compte de vente : compte de vente de l'article en comptabilité (en général, commence par 707)

Ces informations sont utiles si vous utilisez l'export vers les logiciels de comptabilité depuis Batappli.

  • Sous famille niveau 1 : libellé de la sous famille 1
  • Sous famille niveau 2 : libellé de la sous famille 2
  • Sous famille niveau 3 : libellé de la sous famille 3
  • Sous famille niveau 4 : libellé de la sous famille 4
  • Sous famille niveau 5 : libellé de la sous famille 5

Si votre fichier contient ces informations, ces différents niveaux permettent de créer une arborescence de classement dans la famille.

La navigation dans la famille est alors bien plus aisée car vous pouvez filtrer les articles sur les différentes sous familles.

 

Exemple : si pour un article on a dans le fichier

  • Sous famille niveau 1 "Second oeuvre"
  • Sous famille niveau 2 "Electricité"
  • Sous famille niveau 3 "Courant fort"
  • Sous famille niveau 4 "Blanc"

 

On aura alors dans Batappli cette arborescence : 

Exemple famille sous famille

 

  • Stock d'alerte : quantité en stock de l'article

 

Si vous gérez votre stock de marchandises dans Batappli, les alertes de stock reprendront cette quantité pour vous inviter à passer une commande fournisseur.

  • Coef. de marge prix d'achat HT / prix de vente HT : calcul du prix de vente en fonction du prix d'achat, exemple 1.25 pour 25 % de marge, prix de vente HT = prix d'achat HT * 1.25
  • Coef. de marge prix d'achat HT / prix catalogue HT : calcul du prix catalogue en fonction du prix d'achat, exemple 1.25 pour 25 % de marge, prix catalogue HT = prix d'achat HT * 1.25

 

Certains types d'informations permettent de définir deux rubriques en une seule fois dans Batappli

  • Marque et sous famille niveau 1 : la marque et, en même temps, le libellé de la sous famille 1
  • Marque et sous famille niveau 2 : la marque et, en même temps, le libellé de la sous famille 2
  • Marque et sous famille niveau 3 : la marque et, en même temps, le libellé de la sous famille 3
  • Marque et sous famille niveau 4 : la marque et, en même temps, le libellé de la sous famille 4
  • Marque et sous famille niveau 5 : la marque et, en même temps, le libellé de la sous famille 5

 

Par exemple, dans votre fichier vous pouvez avoir :

  • une colonne avec le type de produit (électricité, plomberie)
  • une colonne avec la marque

 

Vous pouvez alors utiliser le type d'information "Sous famille niveau 1" pour la colonne avec le type de produit et le type d'information "Marque et sous famille niveau 2" pour la colonne marque.

Vous aurez alors une arborescence très claire pour naviguer dans votre bibliothèque de prix bâtiment mais aussi la marque présente dans la fiche des articles.

 

Une fois toutes les colonnes définies :

KBTempImgPara8660322 5374

 

Cliquez sur "Suivant". Rassurez-vous, Batappli vous accompagne si des informations sont manquantes

colonne de reference pour mises a jour tarif lors de l import

 

ou 

alerte import de tarifs colonne de prix

 

Votre saisie est complète, Batappli vous affiche un extrait des informations prises en compte dans votre fichier, contrôlez si tout est correct : 

visualisation avant import définitif

 

Notez les informations affichées dans la première colonne : 

creation article si non existant

 

Batappli vous indique, pour chaque ligne, l'action qu'il va réaliser. Nous importons un nouveau tarif, toutes les lignes sont donc, logiquement, des "créations".

Plus tard, quand vous mettrez ce tarif à jour avec le dernier fichier transmis par votre fournisseur, cette colonne pourra aussi afficher "Mise à jour article". Vous pourrez alors savoir quel article est nouveau ("création article") et quel article était déjà présent dans Batappli ("Mise à jour article").

 

Cliquez sur "Importer", Batappli vous demande une confirmation : 

KBTempImgPara8660422 3442

 

Après cette confirmation, les données de votre société seront mises à jour. Si vous avez fait une erreur, seule votre dernière sauvegarde vous permettra de faire marche arrière.

 

En fin de traitement, des statistiques sont affichées : 

import realise avec succes

 

Notre fichier de tarif ne contenait que le prix public des articles, Batappli nous rappelle qu'un outil est disponible pour adapter les prix d'achat de tous les articles importés facilement dans le menu Outils.

 

Par exemple, si vous avez 20% de remise chez votre fournisseur : 

Modification des prix de la famille coefficient pourcentage minoration ou majoration

 

Avoir des prix d'achat en phase avec les prix que vous payez réellement vous permet d'utiliser au mieux les statistiques de prix dans les documents : 

Prix de revient marge prix de vente

 

2. Import d'un fichier texte

Si le tarif de votre fournisseur est un fichier texte, le principe reste le même. Après avoir choisi votre fichier : 

importation fichier txt texte

 

Vous devez choisir le séparateur utilisé grâce à la liste déroulante : 

choix du separateur

 

Batappli détermine en général tout seul le bon séparateur mais, si ce n'est pas le cas, vous pouvez le choisir vous même.

 

3. Import de plusieurs fichiers ou de fichiers Excel contenant plusieurs feuilles

Le principe est le même que précédemment. Exemple, vous sélectionnez plusieurs fichiers texte : 

plusieurs fichiers en meme temps structure identique

 

L'aperçu vous propose de sélectionner les différents fichiers à importer pour valider que chaque fichier est pris en compte correctement : 

apercu selectif des fichiers importes

 

Exemple avec l'import d'un fichier Excel qui contient plusieurs feuilles, l'interface propose de naviguer entre les différentes feuilles : 

KBTempImgPara8660582 5692

 

Lors de l'import des différents fichiers ou des différentes feuilles, Batappli traite chaque fichier/feuille à la suite.

Tous les fichiers/feuilles doivent donc respecter le même format :

  • même nombre de colonnes
  • même type d'information dans les colonnes
  • même séparateur pour les fichiers texte

 

4. Import d'articles et d'ouvrages

Vous pouvez importer un (ou des) fichier qui contient des articles ainsi que des ouvrages.

Pour rappel, un ouvrage est parfois appelé "article composé" ou "ouvrage de fabrication". C'est un groupe d'articles qui représente en général la réalisation d'une tâche avec les fournitures et la main d'oeuvre.
Par exemple, coulage d'une dalle béton d'1 m².

 

Le principe d'import est le même que précédemment. Par contre, cette fois-ci, cliquez sur "Des articles et des ouvrages" : 

importations d articles et d ouvrages

 

Prenons un fichier d'exemple : 

KBTempImgPara8660622 3346

 

Batappli vous invite à choisir un nom pour la famille d'ouvrages en plus du nom de la famille d'articles

creation ou mise a jour de familles

 

Vous allez ensuite choisir l'affectation de chaque colonne du fichier.

 

Lors d'un import d'articles et d'ouvrages, vous pouvez choisir des types supplémentaires :

- Type de ligne : permet de différencier les lignes qui contiennent des articles, des ouvrages et des contenus d'ouvrages (autrement appelés "détail" des ouvrages), les valeurs possibles pour ce type d'information sont "article", "ouvrage", "detail" (en majuscule ou minuscule peu importe) ou "1" pour article, "2" pour ouvrage ou "3" pour détail.

- Quantité : pour le détail d'un ouvrage la quantité (cette information est ignorée pour les lignes d'articles et les lignes d'ouvrages).

choix du type de ligne

 

Affichage de notre fichier d'exemple avec les types d'information définis : 

ouvrages article ou detail batappli se debrouille

 

Le principe de fonctionnement est le suivant :

Batappli parcourt le fichier :

  • si la ligne est de type article, un article est créé
  • si la ligne est de type ouvrage, un ouvrage est créé
  • si la ligne est de type détail, une ligne de détail est ajoutée à l'ouvrage précédent

Dans une ligne de détail :

  • Batappli utilise la référence pour retrouver un article ou un ouvrage traité dans une ligne précédente du fichier ou trouver dans la famille correspondante (si on est en train de faire une mise à jour)
  • La quantité est reprise
  • Les autres informations sont ignorées

 

Dans notre exemple, nous importons deux ouvrages : 

ouvrage details quantite import possibilite imbrication

 

Un ouvrage commence par une ligne d'ouvrage, ensuite viennent des lignes de détail. L'ouvrage se termine à la fin des lignes de détail, quand Batappli trouve une ligne d'article ou d'ouvrage (ou bien sûr la fin du fichier).

 

On remarque que, dans le 2ème ouvrage :

  • les lignes de détail ne contiennent pas de quantité, la quantité "1" sera appliquée par défaut
  • une des lignes de détail référence un ouvrage, vous pouvez bien sûr imbriquer les ouvrages

 

L'aperçu avant import permet de voir les types de ligne pris en compte et de vérifier que le fichier fourni est bon : 

explication des actions d import de batappli creation article ouvrage details

 

Bien sûr, si une ligne de détail utilise une référence inconnue, Batappli vous informe : 

alertes d import reference utilisee

 

A la fin de l'import, les statistiques sont affichées

import realise avec succes articles ouvrage details

 

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