Courrier de relance pour facture impayée : modèles et conseils pour les artisans du bâtiment

Qu'est-ce qu'un courrier de relance pour facture impayée ?

Un courrier de relance pour facture impayée est un document écrit - lettre ou email - adressé à un client qui n'a pas réglé une facture à son échéance. Il constitue la première étape du recouvrement amiable : avant toute procédure judiciaire, vous cherchez à obtenir le paiement par la voie du dialogue.

La relance peut être envoyée dès le lendemain de la date d'échéance. Il n'existe aucun délai légal minimal obligatoire. En pratique, selon votre relation avec le client et le montant en jeu, vous pouvez choisir d'attendre quelques jours ou d'agir immédiatement.

Délais de prescription à connaître :

• 5 ans pour une créance sur un client professionnel (B2B)
• 2 ans pour une créance sur un client particulier (B2C)

Au-delà de ces délais, vous ne pouvez plus réclamer la somme en justice

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Pourquoi relancer par écrit plutôt que par téléphone ?

Un appel téléphonique peut débloquer rapidement une situation, mais il ne laisse aucune trace. En cas de litige ultérieur, vous ne pourrez pas prouver que vous avez relancé votre client.

Un courrier écrit - lettre ou email - présente plusieurs avantages :

• Il laisse une trace horodatée consultable en cas de procédure
• Il formalise votre demande et lui donne un caractère officiel
• Il permet de rappeler précisément le numéro de facture, le montant et la date d'échéance
• Il marque le début d'une chronologie documentée utile devant un tribunal

Le courrier recommandé avec accusé de réception (LRAR) est indispensable à partir de la deuxième relance ou de la mise en demeure.

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Les mentions obligatoires d'un courrier de relance

Pour être efficace et exploitable en cas de litige, votre courrier de relance doit mentionner :

• Le numéro de la facture concernée
• Le montant dû (TTC)
• La date d'échéance de la facture
• Le nombre de jours de retard
• Les pénalités de retard applicables (taux et calcul)
• L'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € (obligatoire en B2B, art. L441-10 du Code de commerce)
• Une demande explicite de paiement dans un délai défini
• Vos coordonnées complètes

Joignez toujours une copie de la facture à votre courrier.

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Pénalités de retard : ce que vous devez savoir

En B2B (client professionnel), les pénalités de retard sont automatiquement exigibles dès le lendemain de la date d'échéance, même si vous ne les avez pas réclamées dans un premier temps.

Exemple concret :

Un charpentier émet une facture de 8 500 € TTC avec une échéance au 1er juin. Le client ne règle pas. Au 1er juillet (30 jours de retard), les pénalités s'élèvent à environ 70 € + 40 € d'indemnité forfaitaire, soit 110 € supplémentaires réclamables.

En B2C (client particulier), il n'existe pas de pénalités légales automatiques. Vous pouvez en prévoir dans votre devis, mais elles doivent être mentionnées clairement.

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Les spécificités de la relance dans le bâtiment

La relance sur un acompte non versé

Si votre client n'a pas versé l'acompte prévu avant le démarrage des travaux, ne commencez pas le chantier. Relancez immédiatement par écrit.

La relance sur une situation de travaux

Sur un chantier long, si une situation intermédiaire reste impayée, envoyez votre relance sans attendre la facture de solde. Mentionnez clairement le numéro de situation et la date d'émission.

La retenue de garantie (5 %)

La retenue de garantie est libérée automatiquement un an après la réception des travaux si aucune réserve n'est notifiée par lettre recommandée. Si votre client ne vous verse pas la retenue à terme, relancez-le avec une LRAR mentionnant la date de réception et la date d'expiration du délai.

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Le calendrier de relance : quelle stratégie adopter ?

Voici le calendrier que nous recommandons pour les artisans du bâtiment :

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Les modèles de courrier de relance

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MODÈLE 0 - Rappel préventif (J-5 avant échéance)

À envoyer quelques jours avant la date d'échéance pour prévenir les oublis.

Objet  : Rappel - Facture n° [Numéro] arrive à échéance le [Date]

Madame, Monsieur [Nom du client],

Je  me permets de vous adresser un rappel concernant la facture n° [Numéro de la facture], d'un

montant de [Montant] €, relative aux travaux de [Description] réalisés à [Adresse du chantier].

 Cette facture arrive à échéance le [Date d'échéance]. Afin de vous faciliter la  démarche, je

vous la joins en pièce jointe de ce message.

 Si vous avez déjà procédé au règlement, merci de ne pas tenir compte de ce  rappel.

Dans  le cas contraire, je reste disponible pour toute question.

Cordialement,

[Votre  prénom et nom] | [Nom de votre entreprise] | [Téléphone] | [Email]

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MODÈLE 1 - Première relance de courtoisie (J+5)

Ton neutre et bienveillant. Laissez la porte ouverte au dialogue.

Objet  : Facture n° [Numéro]  -  1re relance  -  [Nom de l'entreprise]

Madame, Monsieur [Nom du client],

Sauf erreur de notre part, nous n'avons pas reçu le règlement de la facture n° [Numéro]

d'un montant de [Montant] € TTC, correspondant aux travaux de [Description] réalisés à

[Adresse  du chantier].

 Cette facture est arrivée à échéance le [Date d'échéance] et demeure impayée à ce jour.

S'il  s'agit d'un simple oubli, nous vous remercions de bien vouloir régulariser cette situation

dans les prochains jours. La facture est jointe en pièce jointe.

Si vous rencontrez une difficulté particulière, n'hésitez pas à nous contacter.

Cordialement,

[Votre  prénom et nom] | [Nom de votre entreprise] | [Téléphone] | [Email]

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MODÈLE 2 - Deuxième relance d'avertissement (J+15)

Ton plus ferme. Envoyez par email ET par courrier simple. Mentionnez la menace d'une mise en demeure.

Objet  : RELANCE - Facture n° [Numéro]  - Règlement urgent demandé

Madame, Monsieur [Nom du client],

Malgré notre relance du [Date de la 1re relance], la facture n° [Numéro] d'un montant de

[Montant] € TTC relative aux travaux de [Description] réalisés à [Adresse du chantier]

demeure impayée.

Nous vous demandons de procéder au règlement dans un délai de [8 à 10 jours].

Nous vous rappelons que tout retard de paiement entraîne de plein droit :

 - Des pénalités de retard au taux de [taux]  %

 - Une indemnité forfaitaire de 40 € (art. L.441-10 du Code de commerce)

À défaut de règlement dans ce délai, nous serons contraints d'envisager une  mise en demeure.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

[Votre  prénom et nom] | [Nom de votre entreprise] | [Adresse] | [Téléphone] | [Email]

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MODÈLE 3 - Mise en demeure (J+30)

Obligatoirement envoyée en LRAR. Dernier courrier avant les poursuites judiciaires.

Lettre recommandée avec accusé de réception

Objet  : MISE EN DEMEURE - Facture n° [Numéro] - [Montant] € -  Règlement sous [8/15]  jours

Madame, Monsieur [Nom du client],

 Malgré nos relances successives des [dates], la facture n° [Numéro] d'un montant de [Montant] €

TTC, correspondant aux travaux de [Description] réalisés à [Adresse du chantier] et arrivée à

échéance le [Date], demeure à ce jour totalement impayée.

Par la présente, nous vous mettons en demeure de procéder au règlement de la somme de

[Montant] € TTC dans un délai de [8 ou 15] jours à compter de la réception de ce  courrier.

 À cette somme s'ajoutent :

 - Des pénalités de retard de [montant calculé] €

 - Une indemnité forfaitaire de 40 € (art. L.441-10 du Code de commerce)

 À défaut de règlement intégral dans ce délai, nous serons dans l'obligation d'engager toute

procédure judiciaire utile, notamment par voie d'injonction de payer.

Veuillez agréer l'expression de nos salutations distinguées.

[Votre prénom et nom] | [Nom de votre entreprise] | [Adresse complète] | [Date et lieu]

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Modèles spécifiques B2C - Client particulier

MODÈLE B2C - Première relance

Objet  : Rappel de paiement  - Facture n° [Numéro]  - Travaux à [Adresse]

Madame, Monsieur [Nom du client],

 Je  me permets de vous contacter au sujet de la facture n° [Numéro], d'un montant de [Montant] €,

établie pour les travaux de [Description] réalisés à votre domicile le [Date des  travaux].

 Cette facture, dont le règlement était attendu pour le [Date d'échéance], n'a pas  encore

été réglée à ce jour.

 Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir procéder au paiement dans les  prochains jours.

N'hésitez pas à m'appeler directement au [numéro] si vous souhaitez en discuter.

Cordialement,

[Votre prénom et nom] | [Nom de votre entreprise] | [Téléphone]

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MODÈLE B2C - Mise en demeure

Lettre recommandée avec accusé de réception

Objet : Mise en demeure de payer  - Facture n° [Numéro]

Madame, Monsieur [Nom du client],

 Malgré mes courriers des [dates], la facture n° [Numéro] d'un montant de [Montant] €

correspondant aux travaux réalisés à votre domicile n'a toujours pas été réglée.

 Je vous mets en demeure de me régler la somme de [Montant] € dans un délai de 15  jours

à compter de la réception de ce courrier.

 À défaut de règlement dans ce délai, je me verrai dans l'obligation de saisir le tribunal

judiciaire compétent. Les frais de procédure pourraient être mis à votre charge.

Je reste disponible pour trouver ensemble une solution amiable.

Veuillez agréer l'expression de mes salutations distinguées.

[Votre prénom et nom] | [Adresse complète] | [Téléphone] | [Date et lieu]

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Après la mise en demeure : les recours judiciaires

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L'injonction de payer

Procédure la plus simple et la moins coûteuse. Vous déposez une requête au greffe du tribunal compétent. Si le juge l'accorde, le débiteur dispose de 1 mois pour contester. En l'absence de contestation, l'ordonnance devient exécutoire.

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La procédure simplifiée de recouvrement des petites créances

Applicable aux créances inférieures à 5 000 € entre professionnels. Menée par un huissier de justice à moindre coût.

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Le référé-provision

Permet d'obtenir rapidement une condamnation provisoire lorsque la créance n'est pas sérieusement contestable. Efficace pour les gros montants.

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Conseils de Batappli pour prévenir les impayés

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1. Un devis signé et détaillé

Votre devis doit mentionner clairement les conditions de paiement : montant de l'acompte, modalités de règlement en cours de chantier, délai de paiement du solde.

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2. Un acompte systématique

Demandez toujours un acompte avant de démarrer, même pour des petits travaux. 30 % du montant HT est une pratique courante dans le bâtiment.

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3. Des situations de chantier régulières

Sur les chantiers longs, facturez régulièrement. N'attendez pas la fin des travaux pour émettre une première facture.

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4. Un suivi rigoureux des échéances

Notez les dates d'échéance de toutes vos factures et envoyez un rappel préventif quelques jours avant.

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5. La vérification de solvabilité

Pour les gros chantiers ou les nouveaux clients professionnels, vérifiez la situation de l'entreprise sur infogreffe.fr.

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