Marchés publics dématérialisés : une opportunité pour les petites entreprises

Certains marchés publics doivent être sous forme numérique

Depuis le 1er octobre 2018, tous les marchés publics supérieurs à 25 000 € HT doivent être passés sous forme numérique. Les offres «papier» ne sont donc plus acceptées. Cette dématérialisation vise à faire des économies en évitant le papier, mais aussi à proposer plus de transparence : l’acheteur public devra communiquer le nom de l’entreprise retenue, le montant de son offre et différents points qui ont distingué la candidature ; cela permettra enfin de comprendre comment faire évoluer sa propre offre pour des futures consultations. La dématérialisation des 250 000 marchés publics proposés chaque année, pour une valeur de plus de 80 milliards d’euros, doit aussi permettre de rendre la commande publique plus accessible aux entreprises, notamment les plus petites.

Dans un premier temps, il faut détecter les offres. C’est facile : elles sont proposées sur les sites web des collectivités, via différentes plates-formes ou publiées par le bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP). La plupart du temps, ces sites sont accessibles gratuitement. Ils permettent d’installer des alertes pour être prévenu en cas de marché susceptible de vous intéresser. Dans tous les cas, il est indispensable de pratiquer une «veille» et de se préparer à répondre.

Pour répondre aux commandes publiques d’un acheteur, il est nécessaire de passer par une place de marché dématérialisée que «l’acheteur public» met à disposition sur internet, c’est ce qui s’appelle un «Profil d’acheteur». Depuis ce «profil d’acheteur», il est possible de consulter l’appel d’offres et de télécharger tous les documents de la consultation qui décrivent la prestation attendue. Il faut y créer un compte personnel, qui permet si besoin d’échanger avec l’acheteur. Cet espace sert aussi à conserver un ensemble de documents liés à différentes consultations, dépôts de candidatures, etc.

Dites le nous une fois : le DUME

Toute offre est forcément accompagnée d’une présentation de l’entreprise et de ses capacités à répondre à un marché public une fois pour toute. Afin de gagner du temps, il est possible de remplir cette présentation à l’aide du formulaire sans attendre d’être même intéressé par un marché. Ce formulaire européen est appelé «DUME» (Document Unique de Marché Européen). Ce formulaire remplace les DC1, DC2 et DC4 (qui seront bientôt supprimés). L’avantage est qu’une fois rempli, ce formulaire est réutilisable pour tous les marchés publics en France, mais aussi en Europe.
C’est un vrai gain de temps du «Dites-le-nous une fois». D’ailleurs, il existe même une version du DUME appelée «service exposé pour profil d’acheteur» qui permet de récupérer automatiquement les informations connues des administrations sociales et fiscales.

Trouver plus d’explications sur le DUME (Objectifs, documentation, ...)

De nouvelles contraintes

Si la dématérialisation des marchés publics affiche beaucoup d’avantages, elle implique aussi certaines contraintes. L’une d’entre elle est l’utilisation d’un certificat de signature électronique. La majorité des acheteurs vont l’imposer sur tout ou partie des documents déposés par le candidat. Ces certificats sont payants (entre 80 et 300 €) et passent par une procédure d’enregistrement physique pouvant nécessiter jusqu’à 15 jours de délais. Il est donc impératif de se doter d’un certificat au plus tôt, tout en se disant que la signature électronique peut être utile pour d’autres contextes…

La liste des prestataires de certificats de signature électronique.

Une autre contrainte de la dématérialisation des marchés publics est le respect de la date limite de réponse.
Une fois déposée, toute offre est horodatée, même s’il est parfois possible de modifier son offre avant la date limite. Cela dit, il est vivement conseillé de prévoir une marge car il faut parfois beaucoup de temps pour obtenir et réunir toutes les pièces nécessaires au dépôt de l’offre. Il faut aussi compter le délai de téléchargement de toutes ces pièces vers le profil de l’acheteur.

Chorus et Batappli pour facturer le marché

Une fois le marché gagné, l’acheteur sécurisera l’engagement de l’entreprise par signature électronique. L’entreprise réalise ensuite la prestation convenue dans le marché. Différentes dispositions doivent prochainement être prises pour permettre l’obtention d’avance de trésorerie plus importante qu’auparavant ou bien encore de facturer des prestations devenues impératives bien que non prévues dans le marché.

Dans tous les cas l’utilisation d’un logiciel comme Batappli est obligatoire pour facturer. L’échange de factures émises en PDF et le suivi de paiement passent par la plate-forme Chorus Pro.

Retrouvez notre série d’articles sur Chorus :

Comment facturer les marchés publics en 2018, qu’est-ce que Chorus pro ? (1/3)

Marché public : Créer son compte Chorus Pro (2/3)

Chorus Pro : Envoyer sa facture dans le cadre d’un marché de travaux (3/3)

Plus d’informations sur la dématérialisation des marchés publics : Le portail de la Commande publique numérique.

Télécharger le «Guide Très pratique de la dématérialisation des marchés publics pour les opérateurs économiques».