L'archivage automatique des factures et des devis
Une archive est une impression en PDF d'un de vos documents. Vous pouvez archiver une facture et aussi, si vous le souhaitez, n'importe quel type de document. Les archives se retrouvent dans les éléments du document. Le nom de l'archive contient la date du jour. Il est donc très simple de "ressortir" un document à une date donnée.
Pour aller plus loin sur la gestion, l’organisation et la structure de vos devis, découvrez aussi comment classer efficacement vos devis avec les états personnalisés.
Batappli archive automatiquement les factures au moment de leur validation.
L’article L123-22 du code de commerce prévoit un délai de conservation des factures clients de 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.
Vous conservez une copie papier de vos factures ? Archivez les directement dans Batappli.
Bien sûr, pour sécuriser l'archivage dans Batappli, vous devez aussi mettre en place une sauvegarde automatisée, régulière et externalisée de Batappli.
C’est l’un des atouts d’un logiciel de devis et facturation BTP pensé pour les pros.
Qu'est-ce qu'une archive ?
Une archive est une impression en PDF d'un de vos documents. Vous pouvez archiver une facture et aussi, si vous le souhaitez, n'importe quel type de document. Les archives se retrouvent dans les éléments du document. Le nom de l'archive contient la date du jour. Il est donc très simple de "ressortir" une archive à une date donnée.
Qu'est-ce qui garantit que l'archive sera toujours présente dans plusieurs année ?
C'est très simple, les archives ne peuvent pas être supprimées depuis Batappli. Bien sûr, comme dit plus haut, vous devez prévoir une solution de sauvegarde pour conserver vos informations dans le temps et anticiper un éventuel défaut de votre matériel informatique.
Créer manuellement une archive
Rendez-vous dans le document de votre choix et cliquez sur "Imprimer" :
Choisissez vos paramètres d'impression habituels (mise en page, fond de page etc.) et comme destination de l'impression "Archiver". Cliquez ensuite sur le bouton "Archiver" :
Batappli imprime le document en PDF et l'insère dans les éléments du document :
Le chiffre entre crochets montre le nombre d'éléments présents, ici on a "1" : notre archive.
Le titre de l'archive reprend le type et le numéro du document ainsi que la date du jour.
Si vous travaillez longtemps sur un devis, vous pouvez conserver différentes étapes de votre chiffrage de cette manière. Vous pouvez aussi conserver un devis transmis à un client avant que ce client ne vous demande des modifications. Vous gardez ainsi l'historique de ce devis.
Pour bien suivre l'évolution des documents rattachés, pensez à associer un document et le garder avec un devis.
Archivage automatique des factures
Lorsque vous validez une facture en cliquant sur "Facture validée" :
Batappli vous invite à créer une archive de la facture :
Vous retrouvez alors l'interface d'impression habituelle mais seule l'option "Archiver" est disponible :
Créez votre archive, la facture est alors validée et donc définitive.
De la même manière à la création du premier règlement sur la facture, la création d'une archive est demandée :
Archivage automatique d'une facture d'acompte
Lorsque vous créez une facture d'acompte dans un devis, vous choisissez si cette facture d'acompte :
- n'est pas déjà réglée si vous demandez un acompte à votre client
- est déjà réglée si le client se trouve devant vous et vous transmet son chèque
Vous créez votre facture d'acompte dans votre devis :
Vous saisissez le montant de votre facture d'acompte :
Batappli vous demande donc si la facture est réglée :
Si vous répondez "Oui", l'archivage de la facture d'acompte vous sera demandé :
La facture d'acompte sera alors validée et archivée. Prête à transmettre à votre client.
Archivage automatique des devis à la création de la première situation
Lorsque vous décidez de réaliser des situations d'avancement de travaux sur un devis, avant de créer la première situation, Batappli vous demande de créer là aussi une archive pour conserver le chiffrage original avant tous travaux complémentaires :
Vous pouvez ensuite créer votre situation comme à votre habitude.
Cette bonne pratique s’inscrit pleinement dans les recommandations de notre guide complet pour créer des devis solides et professionnels.
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