Comment classer mes devis avec la personnalisation des états ?

Différencier / Trier / Classer comment afficher seuls les devis qui m'intéressent ?

Vous souhaitez personnaliser votre gestion des devis bâtiment pour :

  - différencier les devis commencés des devis prêts à être transmis aux clients

  - différencier les raisons évoquées par vos clients pour refuser vos devis

  - visualiser simplement les devis qui ne sont pas terminés

  - etc.

Utiliser les états prédéfinis pour classer vos devis :

  - Les devis acceptés sont les devis transmis à des clients qui ont accepté vos propositions

  - Les devis transmis ont simplement été transmis aux clients concernés (par courrier papier, email...)

  - Les devis en attente n'ont pas reçu de réponse (positive ou négative) de la part des clients

  - Les devis annulés n'ont pas intéressé vos clients qui vous l'ont clairement dit

  - Les devis actifs sont tous les devis qui ne sont pas annulés (donc les devis en attente, transmis ou acceptés)

Pensez également à archiver automatiquement vos devis et factures pour conserver un historique fiable à chaque étape.

Créer des états plus personnalisés, pour votre activité ? 

Rendez-vous dans le menu "Outils" depuis l'écran d'accueil de Batappli : 

Puis dans l'onglet de classement des documents : 

Vous pouvez y saisir des états personnalisés pour vos devis : 

Cliquez sur :

Choisissez pour quel type de document vous souhaitez créer un état personnalisé : 

Lors de la saisie d'un nouvel état :

Il est important de saisir :

- le libellé de l'état (qui sera repris dans l'interface de Batappli)

- à quel état par défaut le nouvel état correspond (pour que Batappli sache si le devis est à relancer par exemple)

- une abréviation qui sera reprise dans les listes de devis

Choix d'un état personnalisé lors de la saisie d'un devis : 

Exemple d'abréviation d'un état personnalisé "A finaliser" que l'on a choisi d'abréger en "Fi" dans la liste des devis : 

 
Et pour aller encore plus loin, vous pouvez créer un devis à partir d’un modèle type, afin de gagner du temps tout en standardisant vos documents selon vos process.

Les états personnalisés des devis sont bien sûr pris en compte :

- dans le suivi des devis à relancer et des chantiers à commencer

- pour filtrer l'impression du journal des devis

- dans les analyses du tableau de bord

- dans les critères du publipostage 

 
Et si vous souhaitez garder une trace ou un justificatif annexe avec chaque devis, pensez à associer des documents complémentaires à vos devis.