Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE) : qu'est-ce que c'est ?

Qu’est-ce que le DOE (Dossier des Ouvrages Exécutés) ?

Le DOE est un document technique remis au maître d'ouvrage (votre client) lors de la réception des travaux. Il récapitule l'ensemble des prestations réellement effectuées, qui peuvent parfois différer des plans initiaux suite aux aléas de chantier.

Le Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE) est un ensemble de documents regroupant toutes les informations nécessaires sur les travaux réalisés lors d’un projet de construction. Il comprend généralement des plans, des rapports, des factures, des certifications, des fiches techniques, etc.

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 Le DOE est-il obligatoire ?

• En marchés publics : Oui, il est strictement encadré par l’article 40 du CCAG (Cahier des Clauses Administratives Générales).
• En marchés privés : Il n'est pas obligatoire par la loi, mais il est presque systématiquement rendu contractuel par la norme NF P 03-001 ou les clauses de votre contrat.

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À quoi sert le DOE ?

Le DOE sert principalement à fournir une documentation complète et précise sur les travaux réalisés dans le cadre d’un projet de construction. Il permet de vérifier la conformité des ouvrages avec les plans initiaux.

Il est également très utile pour faciliter la maintenance ultérieure des installations, pour gérer les garanties et les responsabilités des différents intervenants, ainsi que pour fournir une référence lors d’éventuels aménagements ou de rénovations futures.

Que doit contenir un Dossier des Ouvrages Exécutés complet ?

Le DOE rassemble la description des tâches réalisées par les différents intervenants au chantier. Remis au promoteur à la réception des travaux, il doit faire acte de tout ce qui a été réalisé, y compris les ouvrages invisibles après exécutions comme les branchements ou les VRD (Voiries et Réseaux Divers).

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Toutes les parties prenantes du projet de construction doivent avoir en leur possession un exemplaire identique du DOE.

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Selon l’article 40 du CCAG Travaux, le DOE doit comporter impérativement les plans d’exécution en conformité avec les ouvrages exécutés et établis par le titulaire, les notices de fonctionnement et les prescriptions de maintenance.

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Cependant, il est conseillé au maître d’œuvre (MOE) d’être le plus complet possible dans la constitution du DOE notamment à propos des travaux de maintenance ultérieurs.

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S’il s’agit d’un marché public, les éléments complémentaires qui composent un DOE sont :

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• les plans finaux des ouvrages réalisés ;
• un descriptif technique des travaux réalisés, des matériaux utilisés et des techniques employées ;
• les garanties fournies par les entreprises pour les travaux réalisés et les équipements installés ;
• les notices d’utilisation et d’entretien des équipements et des installations ;
• les plans mis à jour pour refléter les modifications éventuelles apportées pendant la réalisation des travaux ;
• les rapports d’essais et de contrôles, avec les résultats des tests et des contrôles effectués sur les matériaux et les ouvrages ;
• les documents attestant que les travaux sont conformes aux normes et aux réglementations en vigueur, ou toute autre documentation liée à la réalisation d’ouvrage.

S’il s’agit d’un marché privé, le contenu du Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE) peut varier en fonction des accords entre les parties contractantes. Cependant, il est généralement recommandé d’inclure des éléments similaires à ceux d’un marché public pour garantir la transparence et la qualité des travaux réalisés.

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Cela inclut des documents tels que les plans finaux, les spécifications techniques, les certificats de conformité, les garanties des entreprises, les notices d’utilisation et d’entretien, ainsi que tout autre document pertinent pour l’exploitation et la maintenance des ouvrages livrés.

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La norme NF P 03-001 encadre les pratiques du DOE, pour les parties contractantes qui souhaitent le mentionner dans leurs contrats lors d’un marché privé. Selon cette norme, le DOE doit comporter au moins :

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• Les plans d'exécution conformes : Les plans finaux tels que l'ouvrage a été construit (réseaux enterrés, passages de câbles, etc.).
• Les notices de fonctionnement : Indispensables pour les chauffagistes ou climaticiens (réglages de chaudière, domotique).
• Les prescriptions de maintenance : Les fréquences d'entretien conseillées pour garantir la longévité des matériaux.
• Les fiches techniques des produits : Références des peintures, types de carrelage ou modèles d'isolants utilisés.
• Les attestations de garantie : Pour rassurer le client sur la couverture de ses travaux.

Pourquoi le DOE est-il crucial pour votre entreprise ?

Au-delà de l'obligation légale, le DOE protège l'artisan :

1. Réduction des litiges : En cas de sinistre, le dossier permet de prouver exactement ce qui a été posé et comment.
2. Paiement du solde : Dans beaucoup de contrats, la remise du DOE est une condition pour déclencher le paiement de la dernière facture de situation.
3. Gain de temps en SAV : Plus besoin de chercher quelle pièce a été installée il y a trois ans, tout est consigné.
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Rédaction du DOE : quel format ?

La rédaction d'un DOE est souvent perçue comme chronophage. Pourtant, avec une bonne organisation, cela devient une simple formalité.

Deux formats sont possibles : le format papier et le format numérique.

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• Le format papier : il est de moins en moins utilisé, car l’archivage est plus encombrant et moins pratique. Ce mode de rédaction classique est cependant encore très répandu dans le secteur du BTP.
• Le format numérique, qui est plus efficace pour plusieurs raisons :
  • La numérisation permet de réunir les documents et de les centraliser plus rapidement ;
  • Elle permet au maître d’œuvre et au maître d’ouvrage de consulter le dossier et d’échanger facilement sans avoir à planifier une réunion ;
  • Ce format peut être compatible avec d’autres outils digitaux (logiciels de calcul ou de dessin), ce qui permet par exemple d'intégrer de la 3D dans le DOE.

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👉 Le conseil Batappli : Optez pour le format numérique. Oubliez les classeurs papier qui s'égarent. Le DOE numérique est désormais la norme. Il permet de :

• Centraliser les photos de chantier en temps réel.
• Partager les documents instantanément avec le maître d'œuvre.
• Stocker les fiches fournisseurs sans encombrer votre bureau.

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Utilisez un logiciel de gestion dédié

Pour éviter de courir après les documents en fin de chantier, l'idéal est de les compiler au fur et à mesure. Un logiciel comme Batappli vous permet de regrouper vos devis, photos et fiches techniques dans un dossier client unique.

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Conclusion : Le DOE, votre signature professionnelle

Le Dossier des Ouvrages Exécutés n'est pas qu'une contrainte administrative. C'est le dernier contact "technique" avec votre client. Un dossier bien structuré est le reflet d'un travail de qualité.

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