Qu’est-ce qu’une facture ?
Définition, utilité pour votre entreprise, éléments obligatoires à y faire figurer : découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les factures avec Batappli.
Vous venez de monter votre entreprise ? Vous allez bientôt devoir émettre vos premières factures à vos clients. Mais savez-vous ce qu'est une facture, son utilité et les éléments qui doivent y faire figurer ?
Batappli vous explique tout sur ce que vous devez savoir sur les factures afin de ne faire aucune erreur de facturation.
Définition
Une facture est un document comptable émis par un fournisseur ou un prestataire de services à un client, attestant de la vente d'un produit ou d'une prestation. Elle détaille les informations relatives à la transaction commerciale, telles que la désignation et la quantité des produits ou services vendus, leur prix unitaire et leur prix total, le taux de TVA applicable, les conditions de paiement, etc.
La facture sert de justificatif comptable pour l'entreprise qui l'émet et de preuve d'achat pour le client. Elle permet également de suivre les paiements et les encaissements, de calculer et de justifier le montant de la TVA collectée ou déductible.
La facture doit respecter certaines mentions obligatoires et prendre une forme précise pour être valable. Elle peut être établie sur papier ou sous forme électronique, à condition de respecter ces mêmes mentions obligatoires.
Quelle est l’utilité d’une facture ?
Une facture est un document essentiel pour la gestion comptable et fiscale d’une société, ainsi que pour la preuve et le suivi des transactions commerciales. Elle a plusieurs utilités, tant pour les entreprises qui les envoient que pour les clients qui la reçoivent.
Un justificatif comptable
Ce type de document comptable a une valeur officielle qui permet à l'entreprise de justifier ses ventes et ses encaissements auprès de l'administration fiscale. Elle doit être émise pour chaque paiement reçu, que ce soit pour un paiement comptant ou pour un paiement différé.
La facture est également très utile pour tenir une comptabilité régulière et suivre ses ventes.
Une preuve d'achat
La facture sert de preuve d'achat pour le client, qui peut ainsi attester de la propriété du produit ou de la réalisation de la prestation de service. Elle permet également au client de justifier ses achats et ses dépenses dans le cadre de sa déclaration de revenus, ses dépenses professionnelles ou sa comptabilité.
Un justificatif de TVA
La facture permet de calculer et de justifier le montant de la TVA collectée ou déductible. Elle mentionne le taux de TVA applicable et le montant de la TVA facturée. Il est important de bien connaître le taux applicable à vos prestations, afin de pouvoir le facturer correctement à vos clients.
Un outil de gestion commerciale
La facture est également un outil de gestion commerciale pour l'entreprise. Elle permet de suivre les ventes, les encaissements et les paiements, et de gérer les relations commerciales avec les clients.
Elle indique la date d'échéance du paiement et les conditions de règlement, ce qui permet à l'entreprise de gérer sa trésorerie et de relancer les clients en cas de retard de paiement.
Un document juridique
La facture est un document juridique qui engage l'entreprise et le client. En cas de litige, la facture peut constituer une preuve tangible devant le tribunal. Elle pourra alors être utilisée pour prouver la responsabilité de l'une ou l'autre des parties.
Par exemple, si le client conteste la qualité de vos prestations, la facture peut être utilisée pour prouver que les éléments mentionnés dans le devis ont bien été livrés et que leur qualité a été acceptée par le client.
De même, si l'entreprise n'a pas été payée, la facture peut être utilisée pour prouver que la prestation a bien été réalisée et que le client est redevable du montant facturé.
L’archivage
La facture doit être conservée pendant une certaine durée, généralement 10 ans, ce qui permet à l'entreprise de conserver une note de ses transactions commerciales et de répondre aux éventuelles demandes de l'administration fiscale.
En cas de contrôle fiscal, les factures doivent être présentées à l'administration, qui peut les vérifier et les contrôler. Il est donc important de conserver les factures dans de bonnes conditions, pour pouvoir les présenter en cas de besoin.
Elles peuvent être conservées sous forme papier ou sous forme électronique, à condition de respecter certaines conditions de sécurité et d'intégrité.
Quelle forme doit prendre une facture ?
Une facture doit respecter certaines mentions obligatoires et prendre une forme précise pour être valable. Voici les mentions qui doivent figurer sur une facture :
- La mention "Facture" de manière visible et lisible ;
- Le numéro de la facture, chaque facture disposant d’un numéro unique et chronologique, ce qui permet de l'identifier facilement ;
- La date à laquelle la facture a été émise ;
- Les coordonnées du vendeur, c'est-à-dire son nom ou sa raison sociale, son adresse, son numéro de SIREN ou de SIRET, son code NAF, et éventuellement son numéro de TVA intracommunautaire ;
- Les coordonnées complètes de l'acheteur, c'est-à-dire son nom ou sa raison sociale, son adresse, et éventuellement son numéro de TVA intracommunautaire ;
- La désignation et la quantité des différents types de produits ou services vendus, en mentionnant leur désignation, leur quantité, leur prix unitaire hors taxes (HT) et leur montant total HT ;
- Le taux de TVA applicable aux prestations vendues, ainsi que le montant de la TVA correspondant ;
- Le montant total hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) de la vente, c'est-à-dire le montant HT majoré de la TVA ;
- Les éventuelles réductions ou remises accordées au client ;
- Les conditions de paiement, c'est-à-dire la date d'échéance du paiement, les modalités de règlement (chèque, virement, espèces, etc.), et les éventuelles pénalités de retard.
Vous disposez maintenant des informations nécessaires pour facturer vos prestations sans faire d’erreur !
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