Numérotation de facture : quelles sont les règles à suivre ? Les pièges à éviter ? Comment créer un numéro de facture ? Tout comprendre.
La numérotation de facture est une obligation légale pour tout type d’entreprise, y compris pour les micro-entrepreneurs. Elle est soumise à des règles précises qu’il convient de bien connaître et d’appliquer dans la gestion comptable de son entreprise. Pourquoi le numéro de facture est important ? Comment numéroter ses factures sans se tromper ? Batappli vous explique tout.
La numérotation des factures est régie en France par le Code général des Impôts et le Code du Commerce. Selon la réglementation, chaque facture doit avoir un numéro unique, attribué de manière croissante et chronologique. Les factures doivent donc être numérotées de façon séquentielle et continue, sans « trou » dans la série de numéros.
Le numéro de facture fait partie des mentions obligatoires qui doivent figurer sur le document. Si votre facture comporte plusieurs pages, le numéro unique doit apparaître sur chacune des pages.
Bon à savoir : Il est possible de modifier le système de numérotation à condition de pouvoir le justifier (par exemple, en cas de changement de logiciel de facturation). Bien que ce soit autorisé en cours d’exercice, il est préférable d’effectuer ce changement au début d’une nouvelle année comptable.
La numérotation de facture permet d’assurer le suivi des transactions financières et des écritures comptables d’une entreprise. Elle est utilisée pour garantir la traçabilité fiscale et faciliter les contrôles des services des impôts, dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA.
Sur le plan administratif, la numérotation permet à l’entreprise de garder une trace claire de son activité, ce qui facilite la gestion comptable et le suivi des paiements. De plus, les factures devant être conservées pendant 10 ans, adopter une numérotation logique et cohérente permet de retrouver facilement ses documents en cas de besoin.
Le numéro de facture peut être composé de chiffres, de lettres ou d’une combinaison des deux : l’important est qu’il soit unique pour chaque facture émise par l’entreprise. Il est possible d’utiliser des préfixes temporels pour faciliter l’archivage de vos documents. Voici quelques exemples de séquences couramment utilisées :
Le format peut inclure des tirets ou non, en fonction de vos préférences.
Bon à savoir : il n’est pas obligatoire de commencer votre séquence par le numéro 1. Pour éviter de révéler à un client que vous débutez, vous pouvez par exemple commencer par 10 ou 100.
Dans certains cas, on peut utiliser plusieurs séquences de numérotation de facture, par exemple :
Les séquences distinctes au sein d’une même comptabilité sont acceptées, à condition que les règles de facturation soient respectées :
Dans tous les cas, le système de facturation choisi par l’entreprise doit rester le plus simple et le plus lisible possible pour l’administration fiscale. Évitez de multiplier les séquences de numéros si cela n’est pas pleinement justifié.
Comment respecter la séquence de numérotation au moment du changement d’année ?
Si au 31 décembre 2023, votre séquence de numérotation se termine par 2023-12-459, vous pouvez :
Pour éviter des erreurs dans votre numérotation, voici quelques rappels :
Que faire si l’on s’est trompé ?
Si vous avez fait une erreur, il vaut mieux ne rien toucher aux factures erronées et expliquer votre bonne foi en cas de contrôle fiscal. Assurez-vous surtout de ne pas répéter la même erreur à plusieurs reprises !
La facture d’avoir est utilisée pour corriger une facture erronée. Elle doit aussi avoir un numéro unique au sein d’une séquence chronologique. Il suffit donc d'émettre l’avoir dans la continuité de vos numéros de factures (le document sera intitulé « avoir » au lieu de « facture » et le montant sera négatif).
En comptabilité, la facture d’acompte est une facture classique. Elle doit être numérotée dans l’ordre chronologique de vos factures.
La facture proforma est un document provisoire à but commercial ou informatif, sans valeur légale ni comptable. Malgré son nom, il ne s’agit donc pas d’une véritable facture et il n’est pas obligatoire de lui attribuer un numéro. Cependant, si, pour faciliter votre gestion administrative vous choisissez de la numéroter, ce numéro doit être distinct de la séquence utilisée pour vos factures.
Pour éviter les erreurs de facturation, l’option la plus simple est d’utiliser un logiciel comme Batappli, qui génère automatiquement les numéros de facture. Ce logiciel en ligne permet de ne manquer aucune mention légale lors de la création de vos factures.
Simplifiez votre gestion quotidienne avec Batappli. Conçu spécialement pour les artisans et les entreprises du BTP, Batappli vous permet de gagner du temps et de l’efficacité, en toute sérénité.
Plus pratique que Word, plus attractif qu’Excel, le logiciel Batappli est le plus serviable des assistants de chantier. Facilitez-vous le quotidien avec un logiciel pour la facturation et les devis dans le bâtiment!
Que vous soyez un artisan expérimenté ou que vous démarriez votre activité, ce lexique vous aidera à mieux appréhender les notions clés du BTP. Consultez-le sans tarder pour approfondir vos connaissances et faciliter votre quotidien.
Découvrez toutes les mentions obligatoires à inclure dans vos devis pour garantir la conformité légale des documents de votre entreprise !