Comment se préparer à une vérification de comptabilité ?

Depuis janvier 2017, l’administration fiscale peut réaliser un examen de comptabilité à distance. Utiliser un logiciel certifié comme Batappli permet d’être dans une meilleure posture...

L'examen de comptabilité est une procédure de contrôle fiscal à distance, possible depuis le 1er janvier 2017 (article 14 de la LOI n° 2016-1918 du 29 décembre 2016 de finances rectificative pour 2016). C'est une alternative au contrôle sur pièces et à la vérification de comptabilité dans les locaux de l'entreprise. L’avantage pour l’entreprise est que ce type de contrôle est moins intrusif et moins chronophage que de voir débarquer des contrôleurs dans ses locaux. Selon l’administration, l’entrepreneur conserve ses garanties de débattre avec l’administration, de contester ou bien de se faire assister...

Concrètement, comment se passe ce type de contrôle ?

L’administration dit souvent agir par hasard, mais le plus souvent c’est parce qu’une anomalie lui est signalée. Ne croyez pas forcément à une dénonciation car les impôts utilisent de plus en plus de logiciels pour traiter les déclarations que vous pouvez réaliser en ligne avec ses services ou d’autres services de l’état. Et, grâce à la dématérialisation, il est plus facile de faire des rapprochements entre diverses bases de données... Fini, les 45 000 contrôles fiscaux annuels à la mano. 

Ainsi, lorsqu’une société fait l’objet de ce type de contrôle, elle est prévenue par un « avis d’examen de comptabilité ». Elle dispose alors de 15 jours pour fournir son « fichier des écritures comptables » (FEC) du logiciel de comtabilité. Ce fichier doit répondre à un format normé (nommage du fichier, séparation des enregistrements et des zones, présence des libellés, format des valeurs et des dates, etc.). Si vous utilisez la fonctionnallté de l'export comptable de Batappli, vous retourver dans le FEC  les comptes clients, les factures et les règlements. De même, il vous est possble de controler la chronologie des factures et des encaissements depuis le menu "Outils" puis l'onglet "Journal des écritures" de Batappli pour justifier un mouvement ou une écriture spécifique.

Attention, en cas de non transmission par voie électronique du fichier FEC dans le délai ou de manière conforme, l’entreprise s’expose à une amende de 5 000 € (et à un contrôle sur site).

L’administration fiscale dispose alors de 6 mois pour étudier la comptabilité de l’entreprise.

ll s’agit essentiellement de réaliser des traitements informatiques pour s’assurer de la cohérence du FEC avec la liasse fiscale déposée chaque année par l’entreprise. Durant cette période, notamment s’ils constatent des erreurs ou des incohérences, les inspecteurs peuvent demander à l’entreprise de fournir, toujours à distance, des pièces complémentaires. Et s’ils l’estiment nécessaire, le contrôle peut à tout moment « passer du virtuel au réel », avec le déplacement à l’ancienne d’un agent du fisc sur place...

À la fin des opérations de contrôle, l'administration adresse au contribuable une proposition de rectification en cas d'irrégularités ou un avis d'absence de rehaussement.

Existe-t-il des recours ?

Si l’entreprise ne peut pas s’opposer au contrôle, elle peut échanger avec l’agent chargé du contrôle ou bien faire appel à son supérieur. En cas de désaccord, elle peut saisir la « commission des impôts directs et des taxes sur le chiffre d’affaires ». En cas de redressement, elle peut, sous 30 jours, demander la mise en œuvre de la procédure de régulation spontanée. Cette procédure permet de corriger les anomalies relevées dans les déclarations moyennant le paiement d’un intérêt de retard réduit de 0,30% (au lieu de 0,40%).

Comment éviter le contrôle ?

C’est bête à dire, mais en gérant bien son entreprise, en faisant ses déclarations et règlements dans les délais et sans modification ultérieure. Ensuite, en s’entourant convenablement, en faisant appel à un expert-comptable au fait de toutes les obligations pour les entreprises du bâtiment et en utilisant les bons outils. Par exemple, le fait d’utiliser Batappli pour réaliser ses factures est un élément très positif. Il permettra de présenter sans délai une facturation à la numérotation suivie et datée. Si l’entreprise assure elle-même sa comptabilité, elle doit s’assurer que son logiciel est conforme avec la norme du fichier des écritures comptables et des nouvelles règles de l’administration fiscale pour produire un fichier conforme au format et à la syntaxe attendue par l’administration fiscale.

Enfin, comme nous l’évoquions, il y a l’aléatoire qui sera de plus en plus courant... Dans ce cas, dès réception de la notification de contrôle, il faut prendre un rendez-vous avec son expert-comptable. Avec lui, l’entreprise va devancer et anticiper toutes les éventuelles demandes du fisc… Cette démarche de transparence et de dialogue est plutôt appréciée par les fonctionnaires. Surtout, elle permet d’aborder plus sereinement la vérification…