Comparatif Excel / logiciel bâtiment

Comme nous l'avons vu précédemment faire ses devis avec Excel est vraiment pratique. Mais après les devis, pour :

• le suivi des devis et chantiers
• l'historique client
• la facturation
• etc.

Excel ne sait plus faire. On ne peut pas le lui reprocher : il n'est tout simplement pas conçu ça.

C'est bien pour cette raison que des logiciels de gestion métier comme Batappli existent.

Comparons dans les grandes lignes Excel et le logiciel de devis/facture bâtiment Batappli.

Création des devis

• Facilité de prise en main :
  • Excel : On est entièrement libre, mais on doit tout créer soi-même (tableaux, formules…).
  • Batappli : Interface colorée, simple à appréhender et avec un cadre préconfiguré pour rédiger les devis.
• Saisie multiple :
  • Excel : Pour chaque nouveau devis, on ressaisit tous les produits et prestations.
  • Batappli : On alimente une bibliothèque (libellés, tarifs, détails) qu’on réutilise dans chaque nouveau devis.
• Saisie du client :
  • Excel : On saisit à chaque fois les coordonnées du client.
  • Batappli : On crée une fiche client unique (nom, adresse, téléphone…). Chaque devis y est lié.
• Chiffrage :
  • Excel : On associe manuellement les prestations à leur prix.
  • Batappli : On bénéficie d’une bibliothèque de tarifs métier (prix, durées de main-d’œuvre, détails). Les prix et durées sont disponibles immédiatement.
• Calcul :
  • Excel : On crée ses propres formules pour la TVA, les remises…
  • Batappli : Les calculs (remises par ligne, TVA multiple, etc.) sont automatisés.
• Numérotation des devis :
  • Excel : On ouvre le dernier fichier pour vérifier le dernier numéro et on crée le nouveau devis.
  • Batappli : La numérotation est générée automatiquement.

Suivi des devis

• Relance des devis :
  • Excel : On doit se rappeler manuellement des devis récents à relancer.
  • Batappli : Liste automatique des devis à relancer + envoi de courriers, SMS, appels avec compte rendu.
• Choix des devis à commencer :
  • Excel : On ouvre et compare chaque fichier pour décider de l’ordre de démarrage.
  • Batappli : Récapitulatif du temps de main-d’œuvre et de la marge pour chaque devis, affichage direct de la liste des devis à démarrer.

Facturation, situations et impayés

• Création d’une facture :
  • Excel : On duplique le fichier du devis pour le transformer en facture, en ajoutant un numéro unique manuellement.
  • Batappli : Un bouton « Convertir en facture » génère la facture automatiquement (numérotation, mentions légales…).
• Suivi des impayés :
  • Excel : On crée un fichier dédié pour suivre les factures et les paiements.
  • Batappli : On saisit le mode et la date de règlement sur chaque facture, puis Batappli affiche la liste des impayés et peut alerter automatiquement.
• Situations détaillées :
  • Excel : On calcule l’avancement des travaux (pourcentages) à la main ou avec des formules, puis on recommence pour chaque situation.
  • Batappli : On crée une situation sur le devis, on indique les pourcentages d’avancement et tout est calculé et conservé automatiquement.
• Suivi de la facturation :
  • Excel : On recherche manuellement si toutes les factures ont bien été éditées.
  • Batappli : Le module de conversion affiche les devis acceptés non facturés.

Suivi des clients

• Historique d’un client :
  • Excel : Si les fichiers sont bien rangés, on les ouvre un à un. Sinon, c’est plus complexe.
  • Batappli : Tous les documents (devis, factures…) sont regroupés dans le dossier client.
• Évolution du chiffre d’affaires d’un client :
  • Excel : On additionne manuellement les données ou on utilise des formules dispersées.
  • Batappli : Le dossier client affiche immédiatement l’évolution du chiffre d’affaires.

Gestion d’entreprise

• Connaître son chiffre d’affaires :
  • Excel : On fait la somme à la main (ou avec plusieurs formules).
  • Batappli : On consulte directement le tableau de bord pour le chiffre d’affaire.
• Besoin d’aide pour une opération de gestion :
  • Excel : On cherche sur Internet ou on demande autour de soi.
  • Batappli : On appelle le support technique (basé en France) pour une réponse rapide.
• Travail collaboratif :
  • Excel : On partage les fichiers manuellement avec ses collègues.
  • Batappli : Multi-poste : tout est disponible immédiatement sur tous les ordinateurs de l’entreprise.
• Travail à distance :
  • Excel : On s’échange les fichiers par mail.
  • Batappli : Synchronisation pour partager les documents entre différents sites distants.

Conclusion

Les fonctionnalités proposées par un logiciel bâtiment comme Batappli vont bien au-delà de celles d’Excel lorsqu’il s’agit de gérer plusieurs informations simultanément (devis, factures, suivi client, relances…). Excel atteint ses limites dans un contexte de gestion d’entreprise plus avancée.
Batappli s’adresse autant aux artisans qu’aux entrepreneurs du bâtiment qui souhaitent gagner du temps, sécuriser leurs données et simplifier leurs tâches administratives pour mieux se consacrer à leur métier.

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