Comment regrouper plusieurs documents, plusieurs PDF ou plusieurs fichiers Word dans un seul fichier PDF ?
Avec Batappli, en plus d'imprimer vos documents en PDF vous pouvez les placer dans le module de combinaison de PDF et regrouper ainsi plusieurs fichiers PDF ou Word (docx) en un seul PDF.
Avec Batappli, en plus d'imprimer vos documents en PDF vous pouvez les placer dans le module de combinaison de PDF et regrouper ainsi plusieurs fichiers PDF ou Word (docx) en un seul PDF.
Vous pouvez ainsi produire des documents bien plus sophistiqués et regrouper des devis, des courriers, des documentations techniques en PDF etc.
Prenons un exemple concret.
Ajout de documents dans la combinaison de PDF
Rendez-vous dans le dossier d'un client. Vous avez chiffré deux offres dans deux devis distincts :
Vous avez aussi rédigé un courrier pour accompagner les offres.
Rendez-vous dans l'onglet devis, sélectionnez les 2 devis et cliquez sur "Imprimer ces devis". Choisissez comme destination "Combiner des PDF" ainsi que vos paramètres d'impression habituels :
Cliquez sur "Combiner", Batappli génère des PDF avec vos documents et les place en attente :
Et les ajoute au module de combinaison de PDF :
Imprimez de la même manière le courrier qui était rédigé dans le dossier du client.
Aperçu des documents en attente
Sur l'écran d'accueil de Batappli, cliquez sur :
Puis sur :
Vous retrouvez vos deux devis et votre courrier :
Ajoutez les documents techniques de vos produis
Mais allons plus loin. Ajoutons les documentations techniques des deux modèles de chaudière chiffrés dans chacun des deux devis.
Retournez dans le dossier du client et ouvrez le 1er devis :
Double cliquez sur l'ouvrage "chaudière" qui contient l'ensemble des descriptifs techniques et temps de pose pour l'installation de la chaudière que vous avez sélectionnée :
Cliquez sur l'onglet "Eléments", vous y avez déjà stocké la documentation technique de la chaudière que son fabricant vous a transmise.
Cette documentation est donc disponible pour l'ensemble de vos collaborateurs :
Cliquez sur :
La documentation est elle aussi copiée dans le module de combinaison de PDF :
Répêtez l'opération pour la notice technique de la deuxième chaudière présente dans l'ouvrage de l'autre devis.
Ajoutez votre présentation commerciale
Retournez dans le module de combinaison de PDF, tous vos documents sont présents :
Ajoutez le document Word que vous avez rédigé dans lequel vous présentez votre entreprise, vos savoir-faire, vos références, vos marques partenaires en cliquant sur :
Changez l'ordre d'impression de vos documents avec l'aide des boutons "Monter" et "Descendre" :
Générez ensuite votre présentation complète contenant :
- votre présentation commerciale
- votre courrier d'accompagnement
- votre premier devis
- la documentation technique de la première chaudière proposée
- votre deuxième devis
- ainsi que la documentation technique de la deuxième chaudière proposée
en cliquant sur :
Saisissez le nom du fichier qui va être généré :
Batappli vous propose d'ouvrir le fichier, de l'afficher dans son dossier ou de l'envoyer directement par e-mail :
Visualiser le fichier généré :
Il est alors bien pratique d'ajouter le PDF généré dans les éléments de la fiche du client. Vous pourrez alors l'envoyer directement par e-mail ou l'imprimer à nouveau lorsque le client vous redemandera votre offre qu'il aura égarée :
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