Comptabilité : quelles sont les obligations d’une entreprise et peut-on la tenir seul ?

D’emblée il faut rappeler que toute entreprise immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS) soumise à un régime réel d'imposition, doit tenir une comptabilité normale ou simplifiée, en respectant les règles du plan comptable, sous peine d'une taxation d'office du fisc sur un bénéfice évalué par lui. C’est donc une obligation qui diffère juste selon la taille et le régime comptable de l'entreprise.

Dans tous les cas, le recours à un expert-comptable ou à un cabinet de gestion n’est en revanche pas impératif. C’est donc possible de tenir soi-même sa comptabilité, tout comme il est possible de gérer ses fiches de paies ou rédiger les PV d’assemblée générale. Tout dépend de son temps et surtout de ses compétences car c’est plus complexe qu’il n’y paraît…

Des obligations pour toutes les entreprises

Selon Bercy, il est obligatoire d’établir une comptabilité régulière en application de dispositions légales. Cette comptabilité doit aussi être « sincère » et « fidèle » à la réalité de l'entreprise.

Il faut :

• enregistrer, de façon chronologique, les mouvements (achats et ventes) du patrimoine de l'entreprise ;
• établir une facturation ;
• procéder à un inventaire annuel (en cas de vente de matériels sur stock propre) pour suivre la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise ;
• établir les comptes annuels à la fin de chaque exercice (bilan, compte de résultat et annexes) sur la base des enregistrements comptables et de l'inventaire ;
• détenir un compte bancaire ;
• conserver pendant au moins 10 ans, toutes les pièces comptables (« livre-journal », « grand-livre », factures client et fournisseur) ;
• déposer chaque année ses comptes annuels au greffe du tribunal de commerce.

Une organisation et un savoir-faire

Les comptes doivent apparaître, sous forme numérique avec un logiciel ou papier (dans ce cas, il ne faut ni blanc qui recouvre une écriture, ni rature. En cas d’erreur, il faut faire une nouvelle ligne ou saisie de correction) dans le « livre-journal ». Celui-ci consiste en un enregistrement chronologique (c’est-à-dire opération par opération et jour par jour) de tous mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise (achats, ventes, quittances, etc.). En plus, il faut tenir à jour au moins une fois par an le « grand-livre ». Lui rassemble toutes les écritures du livre-journal et tous les comptes, mais ventilés selon le « plan comptable » (sorte de liste avec des intitulés et numérotation précis identiques pour toutes les entreprises).

Tout enregistrement comptable doit préciser l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée, ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie.

Il est donc nécessaire de mettre en place une bonne organisation pour classer et saisir les pièces en temps et en heure. Cela nécessite aussi d’avoir certaines notions et des compétences pour assumer cette fonction de comptable. Il faut également souligner le rôle clef : la personne qui a cette charge est la seule capable de fournir les éléments indispensables à la bonne gestion de l’entreprise, avec une vue globale sur le court et moyen terme, parfois plus.

Des limites vite atteintes

Le souci avec la comptabilité vient surtout de la fiscalité des entreprises qui évolue constamment. En plus, si l’entreprise peut se débrouiller toute seule, son dirigeant est censé connaître par cœur toute la législation, y compris la plus récente. C’est le fameux « nul n’est censé ignorer la loi », même s’il a été légèrement atténué par le « droit à l’erreur ». Le chef d’entreprise doit même remplir ses obligations de déclaration et paiement (TVA, déclaration des bénéfices, déclaration sur le revenu ou auprès de certaines caisses sociales) en temps et en heure, sans même en avoir été averti !

Bref, à défaut d’être à la fois Superman, Einstein et David Coperfield, il faut être véritablement un spécialiste pour s’en sortir. Certaines entreprises emploient un comptable, mais face au coût et aux implications en terme salarial, la plupart des sociétés décident d’externaliser tout ou partie de cette tâche en la confiant à des spécialistes.

Attention, là encore certaines règles sont à respecter. Bercy le rappelle aussi : une entreprise qui confie sa comptabilité à un professionnel extérieur doit obligatoirement s'adresser à un expert-comptable inscrit au tableau de l'ordre ! En effet, seul un membre de l'ordre des experts-comptables peut effectuer des travaux de tenue, vérification, appréciation, surveillance ou redressement des comptes pour le compte de tiers. L'exercice illégal de la profession constitue même un délit pouvant donner lieu à des sanctions pénales (jusqu’à 500 000 € et 5 ans d’emprisonnement… pour le chef d’entreprise).

Externaliser tout ou partie de sa comptabilité

Professionnel exerçant dans un cadre réglementé, l'expert-comptable va ainsi s'assurer de la mise en conformité de la comptabilité de l'entreprise et du bon respect de la législation comptable et fiscale. Il dispose de toute la documentation et, comme un entrepreneur du bâtiment est un pro dans son activité, lui dispose du savoir-faire et de l’expérience dans sa partie…

Il reste possible de lui demander de réaliser seulement une partie ou la totalité de la « saisie comptable », sachant qu’un utilisateur de Batappli va au moins pouvoir lui fournir directement et sans ressaisie son journal de ventes (factures émises, réalisées dans Batappli).
Cette possibilité permet d’éviter d’acheter un logiciel de comptabilité simple ou complexe : il suffira de lui remettre régulièrement (selon le rythme notamment des déclarations de TVA) les factures des fournisseurs, tickets de caisses et autres reçus.

Un expert-comptable sera encore plus « intéressant » s’il assure le plus complexe : gestion de la fiscalité (TVA, CVAE, TVS, etc.), gestion des immobilisations, lettrage des comptes, inventaire et bien évidemment la liasse fiscale et les comptes annuels.

En outre, il dispose généralement d’une compétence dans son cabinet ou dans son environnement direct pour étendre son intervention à d’autres domaines, comme la paie ou parfois le juridique.

Dans tous les cas, l’externalisation ou le recours à plusieurs professionnels dépend de la complexité et du niveau de son intervention ou du coût de la prestation. Sur ce point il n’y a généralement pas de surprise car tout est défini dans un contrat que l’on appelle « lettre de mission », sous la forme d’un forfait ou d’un coût horaire. Cette mission est souvent renouvelable, mais il est possible de la révoquer. Là encore, le délai et le coût sont précisés dans le contrat...

Pour tout savoir des possibilités de saisie, d’édition de journaux et d’export comptable dans Batappli, contactez le Service Clients Batappli au 04 99 13 32 00