Tutoriels Batappli
Marc l'artisan
22 février 2018

 

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Régulièrement,
certains de nos clients nous demandent des conseils pour savoir comment travailler au quotidien.

 

Un cas qui revient souvent est celui d'entreprises de plomberie, serrurerie, etc. qui réalisent des interventions. Elles travaillent avec des techniciens qui se déplacent chaque jour chez plusieurs clients. Ces interventions étant nombreuses et d'un montant raisonnable, les techniciens ont pour mission de revenir directement avec le règlement des clients, en chèque généralement.

 

Départ en intervention

Bien souvent, les techniciens de ces entreprises utilisent des facturiers. Ils remplissent un document papier et le laissent au client. La facture ainsi émise est resaisie dans Batappli au retour des techniciens par le comptable ou le secrétaire de l'entreprise.

 

facturier papier en intervention

 

Retour au bureau

Ce fonctionnement est mis en place car il est simple et souple.
Tout se complique ensuite quand l'entreprise veut respecter une chronologie de facturation...

 

Divers problèmes se posent alors :

- chaque technicien a un facturier avec des numéros différents

- les factures émises dans la journée par les différents techniciens n'ont aucune suite logique

- au changement de facturier il faut être sûr que les numéros des factures vont se suivre

- parfois un technicien perd son facturier et des numéros de factures vont manquer

- un technicien peut "jongler" avec deux facturiers en même temps

- le siège émet aussi ses propres factures pour les travaux hors dépannage

  

Pour résumer :  c'est ingérable. Aucune logique de facturation n'est possible.

Mauvaises pratiques gestion des factures

 

 

Avec Batappli trois solutions s'offrent alors à vous !

 

Remplacer les facturiers papier par des liasses de bons d'intervention

C'est la solution qui ne changera pas les habitudes de vos techniciens. L'avantage que vous avez est très simple : il n'y a pas de règle légale pour la numérotation des bons d'intervention. Vous mettez en place la méthode la mieux adaptée à votre activité, Batappli vous empêchera juste de saisir deux bons avec un numéro identique.

Une fois l'intervention réalisée, le technicien pourra remettre une copie du bon d'intervention au client qui pourra régler la prestation. Les techniciens pourront sans soucis revenir avec le règlement du client. La facture sera ensuite émise au bureau et déposée ou envoyée par mail ou courrier au client dans les jours suivant l'intervention.

 

Préparer des bons de travail dans Batappli et les donner aux techniciens avant qu'ils partent en intervention

L'avantage est que les bons de travail peuvent être gérés directement depuis le planning du technicien.

 

Planning des employes et planning general

 

C'est vraiment très simple avec le planning général de Batappli : vous gérez le planning de la semaine pour tous les techniciens sur un seul écran et vous savez toujours chez quel client vos techniciens sont en train d'intervenir.

 

Batappli PME planning general des employes

 

Un client appelle pour fixer une date d'intervention ? D'un coup d'oeil vous voyez le premier créneau disponible.

 

convertir bon de travail en facture

 

Au retour des techniciens, en 2 clics les bons d'intervention sont convertis en factures, les factures transmises aux clients. La chronologie de facturation est respectée.

 

Vous souhaitez absolument facturer en clientèle ?

Equipez vos techniciens avec des tablettes PC et utilisez la synchronisation de Batappli.

Les techniciens pourront créer les factures avec le détail précis de l'intervention réalisée directement chez le client. Le client pourra éventuellement signer le document sur la tablette.

Avec une imprimante portable le technicien pourra même donner la facture papier au client, sinon il peut l'envoyer par email avec une connexion 4G par exemple.

 

Conversions de document et synchronisation entre plusieurs poste

 

Depuis son domicile le soir ou en rentrant au siège le technicien n'aura plus qu'à lancer la synchronisation pour mettre à jour Batappli sur sa tablette et envoyer les informations qu'il a créées dans le Batappli du siège.

Pour respecter la chronologie de facturation, il faut juste créer une plage de numérotation pour les factures pour chaque technicien ainsi que pour le siège.

 

Inscrivez-vous pour une démonstration à distance de Batappli

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